BİRLİĞİMİZ ORGAN SEÇİMLİ OLAĞAN GELEN KURUL TOPLANTISI
OLAĞAN SEÇİMLİ GENEL KURULA ÇAĞRI
ÖNEMLİ - SÜRELİDİR
Sayın Üyemiz;
Doğu Karadeniz İhracatçılar Birliği'nin süresi dolan organ seçimlerinin de yapılacağı 2017 yılı Olağan Genel Kurul Toplantısı, aşağıdaki gündem maddelerini görüşmek üzere, 26 Nisan 2018 Perşembe günü saat 14:00'de Trabzon Ticaret ve Sanayi Odası 8. Kat Çok Amaçlı Toplantı Salonunda, belirtilen tarihte toplantı için gerekli çoğunluk sağlanamadığı takdirde ise ikinci toplantı 27 Nisan 2018 Cuma günü aynı yer ve saatte yapılacaktır.
Bu nedenle, aşağıda açıklanan Genel Kurul katılım kriterlerini sağlayan Birliğimiz üyelerinin Genel Kurula katılabilmek için gerçek ve tüzel kişilerin varsa cari yıl dahil tüm aidat borçlarını ödemesi ve kendilerini Genel Kurulda temsil edecek temsilcilerine ait temsilci görevlendirme ve katılım bildirim yazılarını ekleriyle birlikte en geç 09 Nisan 2018 Pazartesi günü mesai saati sonu olan 18:00'a kadar Genel Sekreterliğimize ibraz etmeleri ve belirtilen tarihlerde ekte gönderilen esaslar çerçevesinde Genel Kurul Toplantısına iştirak etmeleri hususunda gereği önemle rica olunur.
G Ü N D E M
1- Açılış, Saygı Duruşu ve İstiklal Marşı,
2- Başkanlık Divanının Seçilmesi,
3- Yönetim Kurulu 2017 yılı Çalışma Raporunun Okunması ve Görüşülmesi,
4- Bilanço, Gelir-Gider Hesaplarının Görüşülmesi,
5- Denetim Kurulu Raporunun Okunması ve Görüşülmesi,
6- Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulunun İbrası,
7- 2018 Yılı Bütçe ve İş Programlarının Görüşülmesi ve Oylanması,
8- Tasfiye Edilen Tohum Islah Fonu kesintilerinden iadesi mümkün olmayan bakiye tutarların Birliğe İrat kaydedilmesi durumunun görüşülmesi
9- Mülga Narenciye Tanıtım Grubu'nun 2017 yılına ilişkin faaliyetleri, hesapları ve bütçesinin görüşülmesi ve ibrası
10- Yönetim Kurulu Başkanı ile Yönetim ve Denetim Kurulu Asil ve Yedek Üyeleri İle
Birliği TİM Genel Kurulunda Temsil Edecek Genel Kurulca seçilmesi gereken Asil ve Yedek TİM Delegelerin Seçilmesi,
11- Dilekler,
GENEL KURUL ESASLARI
Birliğimizin 2017 Yılı Çalışma Dönemi Organ Seçimli Olağan Genel Kurul Toplantısı 26 - 27 Nisan 2018 tarihlerinde, aşağıda yer alan esaslar çerçevesinde Trabzon Ticaret ve Sanayi Odasının 8'nci kat toplantı salonunda yapılacaktır.
Bu nedenle; 5910 Sayılı "Türkiye İhracatçılar Meclisi ile İhracatçı Birliklerinin Kuruluş ve Görevleri Hakkında Kanun ” ve "TİM İle İhracatçı Birliklerinin Kuruluş ve Görevleri Hakkında Yönetmelik” hükümleri çerçevesinde yapılacak olan Genel Kurul toplantılarına ilişkin esaslar aşağıda açıklanmıştır.
1- GENEL KURULA KATILIM
Türkiye İhracatçılar Meclisi ile İhracatçı Birliklerinin Kuruluş ve Görevleri Hakkında Yönetmeliğin 8 inci maddesinde;
"Genel Kurul; son iki takvim yılı itibarıyla (31/12/2016 tarihine kadar) Birliğin üyesi bulunan, üyelik yükümlülüklerini yerine getirerek son iki takvim yılı içinde (2016- 2017 yılları) üyesi bulunduğu Birliğin iştigal sahasına giren maddelerden, üyesi olduğu birlik üzerinden 5.000 ABD Dolarının (5.000 ABD Dolarıdahil) üzerinde olmak kaydıyla fiili ihracat ve/veya ihraç kaydıyla satış ve/veya birlik onayına tabi tutulmak şartı ile özel fatura kapsamında ihracat sayılan satış yapan ve bu durumları Birlik kayıtları ile doğrulanan veya gümrük beyannameleri ile tevsik edilen üyeler ile son iki takvim yılı içinde (2016-2017 yılları) üyesi olduğu birlik üzerinden iştigal sahası kapsamında hizmet ihracatı yapan ve hizmet ihracatı gerçekleştirdiklerini belgelendiren üyelerden teşekkül eder.” hükmü bulunmaktadır.
Bu çerçevede, 26- 27 Nisan 2018 tarihlerinde yapılacak olan Birliğimizin 2017 yılı Olağan Genel Kurul toplantısına katılabilmek için, Birliğimiz üyelerinin varsa cari yıl da dahil olmak üzere tüm aidat borçlarını ilk Genel Kurul tarihinden en az 17 (onyedi) gün önce çalışma saati sonuna kadar (09 Nisan 2018 Pazartesi günü mesai saati bitimi olan 18:00'e kadar) ödemiş olmaları gerekmekte olup; halen ödeme yapmamış üyelerimiz, varsa geçmiş yıl ve 2018 yılı aidat borçlarını Genel Sekreterliğimiz Merkezi ve İrtibat Bürolarımız veznelerine veya,
Halk Bankası Trabzon Ortahisar Şb. nezdindeki TR25 0001 2009 7730 0016 0000 16,
Halk Bankası Rize şubesi nezdindeki TR85 0001 2009 6900 0016 0001 27,
Halk Bankası Hopa şubesi nezdindeki TR24 0001 2009 1760 0016 0000 12,
Garanti Bankası Trabzon şubesi nezdindeki TR72 0006 2000 1580 0006 2981 06
IBAN numaralı banka hesaplarımıza firma ünvanı belirtmek suretiyle yatırabileceklerdir.
Bu yükümlülüklerin yanı sıra; Genel Kurula gerçek ve tüzel kişiler adına vekaleten katılım mümkün bulunmamakta olup, Birliğimiz üyesi olan gerçek kişiler ile tüzel kişiliğe sahip firmaların aşağıdaki hususlara uymaları gerekmektedir.
- Gerçek Kişi İhracatçı Üyeler
Genel kurul toplantısına katılma hakkına haiz, diğer bir ifade ile varsa cari yıl dahil yıllık aidat borcu bulunmayan, 31/12/2016 tarihine kadar Birliğe üyeliği bulunan ve 2016-2017 yıllarında Birliğimizin iştigal alanına giren mamullerden, Birliğimiz üzerinden 5.000 ABD Dolarının (5.000 ABD Dolarıdahil) üzerinde olmak kaydıyla fiilen ihracat yapan veya ihracat kaydıyla imalat yapan, Birlik onayına tabi tutulmak şartı ile özel fatura kapsamında ihracat sayılan satış yapan ve bu durumları birlik kayıtları ile doğrulanan veya gümrük beyannameleri ile tevsik edilen gerçek kişi üyeler Genel Kurul toplantılarına, geçerlilik tarihi Birlik Genel Kurulu tarihini kapsayan noter tasdikli imza beyanı ile Ek-2'de sunulan Katılım Bildirim yazısını Genel Kurul ilk toplantı tarihinden en az 17 gün öncesine kadar (09 Nisan 2018 Pazartesi günü mesai saati bitimi olan 18:00 e kadar) Genel Sekreterliğe ibraz etmeleri halinde katılabileceklerdir.
- Tüzel Kişi İhracatçı Üyeler
Genel kurul toplantısına katılma hakkını haiz, diğer bir ifade ile 31/12/2016 tarihine kadar Birliğimize üye olan varsa cari yıl dahil yıllık aidat borcu olmayan, 2016 - 2017 yıllarında Birliğimizin iştigal alanına giren mamullerden (Fındık ve mamulleri hariç tüm ürünler) Birliğimiz üzerinden 5.000 ABD Dolarının (5.000 ABD Dolarıdahil) üzerinde olmak kaydıyla fiilen ihracat yapan veya ihracat kaydıyla imalat yapan, Birlik onayına tabi tutulmak şartı ile özel fatura kapsamında ihracat sayılan satış yapan ve bu durumları birlik kayıtları ile doğrulanan veya gümrük beyannameleri ile tevsik edilen tüzel kişiler Genel Kurul toplantısına katılma hakkına haiz olacak olup, ayrıca Birlik Genel Kurullarında tüzel kişiler, temsil ve ilzama yetkili temsilcileri vasıtasıyla temsil edilebilmektedir. Tüzel kişi üyelerimizin Ek-1'de yer alan Temsilci Bildirim Yazısını doldurarak, yazıda belirtmiş oldukları temsilcilerinin firmayı temsil ve ilzama yetkili olduklarını güncel Ticaret Sicili Gazetesi veya Ticaret Sicili Gazetesine istinaden hazırlanan ve geçerlilik tarihi Birlik Genel Kurulu tarihini kapsayan noter tasdikli imza sirkülerinin aslı ya da Birlik tarafından aslı görülerek teslim alınacak fotokopisi ile Genel Kurul ilk toplantı tarihinden en az 7 gün öncesine kadar(09 Nisan 2018 Pazartesi günü mesai saati bitimi 18:00 e kadar) Genel Sekreterliğimize ibraz etmeleri gerekmektedir. Temsilci bildirim yazısı ekinde yer alan imza sirküleri ve Ticaret Sicil Gazetelerinin noter tasdikli sureti veya aslı görülmek kaydıyla fotokopisi kabul edilebilecektir.
Bir üyenin ihracata ilişkin beyannamede imalatçı/tedarikçi olarak belirtilmiş olması, Birliğimizin Genel Kuruluna katılmak için tek başına yeterli olmayıp, ilgili beyannamedeki ihracatçıya, "ihracat kaydıyla satış” yapıldığına dair bu şeklideki en az FOB 5.000 USD tutarındaki satış için,
- İmalatçı/Tedarikçi tarafından ihracatçıya kesilmiş, ihraç kayıtlı satışa ilişkin fatura örneğinin veya,
- Dış Ticaret Sermaye Şirketleri ve Sektörel Dış Ticaret Şirketlerinin tedarikçilerinin tümü için tek bir yazı ekinde vereceği son iki takvim yılında 5.000 USD ve üzerinde teslim gerçekleştirilen tedarikçileri gösterir YMM veya SMMM onaylı listenin
Hazirun listelerine itiraz süreleri sona erinceye kadar Birliğimize ibraz edilmesi zorunludur.
2- YÖNETİM KURULU, DENETİM KURULU VE TİM DELEGE SEÇİMLERİ
- Yönetim Kurulu
Birliğimizin Yönetim Kurulu üyeliklerine 1 (bir) başkanve 10 (on) asil ve 10 (on) yedek üye olmak üzere 4 (dört) yıl süre ile; üyelik yükümlülüklerini yerine getirerek son iki takvim yılı içinde (2016 ve 2017 yılları) Birliğimizin iştigal sahasına giren maddelerden en az toplam 250.000 ABD Doları tutarında fiili ihracat ve/veya ihraç kaydıyla satış ve/veya Birlik onayına tabi tutulmak şartı ile özel fatura kapsamında ihracat sayılan satış yapan ve bu durumları Birlik kayıtları ile doğrulayan veya gümrük beyannameleri ile tevsik eden Genel Kurula katılma hakkına haiz üyeler (hazirun cetvelinde yer alanlar) arasından seçilecektir. Yönetim Kuruluna seçilebilmek için gerekli ihracat tutarının hesabında ilgili sektörde olmak kaydıyla üyenin tüm Birlikler üzerinden yaptığı ihracat dikkate alınacaktır.
- Denetim Kurulu
Birliğimizin Denetim Kurulu üyeliklerine 3 (üç) asil ve 3 (üç) yedek üye olmak üzere Genel Kurula katılma hakkına haiz üyeler (hazirun cetvelinde yer alanlar) arasından Genel Kurul tarafından 4 (dört) yıl süre ile seçilecektir.
- Türkiye İhracatçılar Meclisi (TİM) Delegesi
Türkiye İhracatçılar Meclisi (TİM) delegeliğine 3 (üç) asil ve 3 (üç) yedek olmak üzere Genel Kurula katılma hakkına haiz üyeler (hazirun cetvelinde yer alanlar) arasından Genel Kurul tarafından 4 (dört) yıl süre ile seçilecektir.
Diğer taraftan, Yönetim ve Denetim Kurulu asil ve yedek üye adayları aynı zamanda Genel Kurulca belirlenecek TİM delegeliğine de aday olabileceklerdir.
3- SEÇİMLERE İLİŞKİN DİĞER HUSUSLAR :
Birliklerin olağan Genel Kurul toplantısındaki Seçimler gizli oy ve açık tasnif esasına göre yargı (İlçe Seçim Kurulu) gözetiminde yapılacak olup bu kapsamda da; Genel kurul listesi ilk toplantı tarihinden en az 15 (onbeş) gün önce İlçe Seçim Kuruluna bildirilecektir. Genel kurul listesi Hakim tarafından onaylanmasını müteakip Birliğimizin internet sitesinde (www.dkib.org.tr) yayımlanmak ve ilan yerlerinde asılmak sureti ile 3 (üç) gün ilan edilecektir. İlan süresi içinde listeye yapılacak itirazlar, hâkim tarafından incelenerek en geç iki gün içinde kesin olarak karara bağlanacaktır. Kesinleşen listenin ilanından itibaren listeye yapılacak itirazlar kabul edilmeyecektir.
Birliğimizin Genel Kurul toplantısının birincisi, Genel Kurula katılma hakkını haiz üye sayısının (İlçe Seçim Kurulu'nca onaylanan liste) yarısından bir fazlasının hazır bulunması halinde yapılabilecektir. İlk toplantıda çoğunluk sağlanamadığı takdirde ikinci toplantıda da aynı çoğunluk aranacaktır. Temsilci bildirim yazıları, birinci toplantı yapılamadığı takdirde ikinci toplantı için de geçerli olacaktır.
Genel kurul saat 14:00'de başlayarak saat 17:oo'da sona erecektir. Ancak, Hazirun cetvelinde Genel Kurula iştirak ettiğine dair imzası bulunan tüm üyelerin oylarını kullandığının tespiti halinde oy verme işlemi belirtilen saatten önce Hakim tarafından bitirilebilecektir.
Genel Kurul kararları oy çokluğu ile alınacaktır.
Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu üyelerinin seçimleri, aynı oy pusulası kullanılarak gerçekleştirilecektir. TİM delegeleri seçimi ise bunlardan ayrı oy pusulası kullanılarak gerçekleştirilecektir. Oy pusulasında, en üste başkan adayı, daha sonra sırayla Yönetim Kurulu asil üye adayları, Yönetim Kurulu yedek üye adayları, Denetim Kurulu asil üye adayları ve son olarak Denetim Kurulu yedek üye adayları alt alta yazılacaktır. Başkan adayının başkan adayı olduğu, diğer adayların ise asil veya yedek aday oldukları pusulada açıkça belirtilecektir. Birliğimizi TİM Genel Kurulunda temsil edecek delegelerin seçiminde kullanılacak oy pusulasında ise önce asil adaylar, sonra yedek adaylar tek liste halinde alt alta yazılacaktır. Oy pusulalarında tüzel kişi adaylar tüzel kişilik ünvanları gerçek kişiler ise ad ve soyadı ile belirtilmek zorundadır. Tüzel kişiliğin temsilcisinin belirtildiği oy pusulaları geçersiz sayılacaktır.
Yönetim Kurulu, Denetim Kurulu ve TİM Delegesine aday olmayan veya aday gösterilmeyenlere verilen oylar geçersiz sayılır.
Hazirun listesinde yer almayan üyeler, Birliğin Yönetim Kurulu Başkanlığına, Yönetim Kurulu üyeliğine, Denetim Kurulu Üyeliğine ve TİM Delegeliğine aday olamazlar ve gösterilemezler. Ancak, seçilme yeterliliğine haiz ve hazirun listesinde ismi bulunmakla birlikte salonda bulunmayan üyeler aday gösterilebilir. Bir aday birden fazla listede asil veya yedek olarak yer alamaz.
Yönetim Kurulu Başkan veya Üyeliği ile Denetim Kurulu Üyeliği ve TİM Delegeliğine bir tüzel kişinin seçilmiş olması halinde tüzel kişi, temsilci bildirim tarihinden en az bir yıl öncesinden görev almış olmak kaydıyla; Yönetim Kurulu Başkanı, Yönetim Kurulu Üyesi, temsile ve ilzama yetkili ortaklardan biri veya temsil ve ilzama yetkili Genel Müdür ve Genel Müdür Yardımcıları veya bunlarla eşdeğer bir unvanla görev yapan temsil ve ilzama yetkili yönetici durumundaki kanuni temsilcisi tarafından temsil edilir. Temsile ve ilzama yetkili olanların, bu yetkilerinin süresinin temsilci bildirim tarihinden bir yıl önceki zaman diliminde dolması ve aynı kişilerin bu sure içinde yeniden yetkili kılınmaları halinde, bu yetkinin temsilci bildirim tarihinden en az bir yıl öncesini kapsaması şartı aranmaz.
Yönetim ve Denetim Kurulu ile TİM delegeliği asil üyeliğine seçilen üyeler, seçilmelerini takiben 10 (on) gün içerisinde, 5910 sayılı Kanun'un 21 inci maddesinde belirtilen seçilmelerine engel bir durumlarının olmadığını ilgili mercilerden alınan belgelerle tevsik etmekle yükümlüdürler.
Bilgilerine sunulur.